HERAUSFORDERUNG & AUSGANGSLAGE
Ziel: Modernisierung der Marketing-Workflows mit OmniTracker
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Umstellung von einem IT-getriebenen JIRA-Setup auf OmniTracker zur ganzheitlichen Erneuerung der Marketing-Prozesse
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Klare Trennung strategischer Projekte vs. operativer Standardaufgaben zur Verbesserung von Qualität, Effizienz und Budgetkontrolle
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Im ersten Schritt: Definition von Standard-Marketingkategorien (z. B. Marketing, Werbeartikel, Merchandising, Trauerdruck) und zugehörigen Artikeln
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Darauf aufbauend: Neudefinition aller Prozesse inkl. Rollen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Freigaben
Zielbild: Aufbau interner Shop-Bereiche für wiederkehrende Bedarfe und transparente Workflows
LÖSUNGSANSATZ & VORGEHEN
Um das Ziel zu erreichen, haben wir uns auf drei wesentliche Projektbausteine konzentriert:
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Definition der Rolle (Aufgaben, Verantwortungsbereiche, Entscheidungskompetenzen der internen Mitarbeitenden
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Beschreibung des zukünftigen Produktangebots an die ca.600 (internen) Kunden
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Sicherstellung der Umsetzbarkeit
Die Grundlage bildete die Ermittlung der Auslastung und der Arbeitsstruktur, die durch eine Analyse aller wichtigen Tätigkeiten sowie durch Interviews mit den Mitarbeitern durchgeführt wurde.
Auf Basis der Ergebnisse entwickelten wir in Workshops die wesentlichen Abläufe und Entscheidungen unsere Empfehlungen, die wir anschließend iterativ verfeinert und mit allen Fachabteilungen (IT, Einkauf, Geschäftsführung) und Kunden abgestimmt haben.
Zusätzlich wurden die einzelnen Artikelstammdaten-Blätter erstellt, die dann in OmniTracker eingepflegt wurden.
ERGEBNISSE PROZESSMODELLIERUNG
Hauptprozess:
Als Beispielprojekt wurde ein Event mit verschiedenen Standardwerbemitteln für die Kommunikation gewählt.
Um die einzelnen Optionen der Maßnahmen übersichtlicher darzustellen, wurde ein Hauptprozess definiert, der auf die einzelnen im Bestellformular auswählbaren Standardwerbemittel in den Detailprozessen verweist.
ERGEBNIS
Als Ergebnis wurden erstmals Marketingprozesse über alle Standorte und angeschlossenen Unternehmen hinweg definiert und direkt in einem zentralen Tool umgesetzt.
Durch die intensive Auseinandersetzung mit dem aktuellen Workload aller Mitarbeiter wurden viele Schwachstellen, Dopplungen oder Unklarheiten aufgedeckt und abgestellt.
Schon in den ersten drei Monaten mit Einführung der neuen Prozesse konnten erste Verbesserung erzielt werden. So stieg die Effizienz von Auftragsannahme bis zur Auslieferung um über 10%.
„Ohne den Blick von außen und die stringente Methodik wären wir nicht so zielgerichtet, schnell und wirksam vorangekommen.“
Dirk Haase
CMO Ahorn Gruppe